Neue Verfahrensweise ab SoSe21 bei Raumbuchungen für schriftliche Prüfungen
Liebe Dozentinnen und Dozenten,
liebe Mitarbeiterinnen in den Sekretariaten,
diese Mail betrifft Sie, wenn Sie an der Terminplanung für Klausuren beteiligt sind. Mit der Prüfungsphase des Sommersemesters wird es ein neues Verfahren zur Buchung von Räumen für Prüfungen geben. Der Grund dafür ist, dass ASERV von einem "Notbetrieb", der in den letzten beiden Semestern stattfand, wieder auf einen "Normalbetrieb" zurückkommen will und dabei Änderungen vorschlägt, die aus meiner Sicht auch sinnvoll sind.
In Zukunft wird ASERV einen virtuellen Raum bereitstellen, in den Klausuren mit Angabe von z.B. Dauer und Alternativterminen vorläufig gebucht werden können. Nach einem Stichtag wird ASERV zunächst für die großen Prüfungen über 250 Teilnehmenden gemäß den Vorbuchungen reale Räume buchen. Anschließend werden Konfliktfälle gelöst und danach die kleineren Prüfungen unter 250 Teilnehmenden auf reale Räume verteilt und wiederum Konfliktfälle gelöst.
Von uns wird dabei konkret erwartet, dass wir bis zum
05.04.2021
die Prüfungstermine für große Prüfungen ab 250 Teilnehmenden in den virtuellen Raum einstellen, und dasselbe Verfahren mit den kleinen Prüfungen bis zum
23.05.2021
wiederholen. ASERV wiederum übermittelt uns die realen Buchungen für die großen Prüfungen bis zum 10.05. und für die kleinen Prüfungen bis zum 21.06.2021.
Wir haben den Zugriff für die Buchung im virtuellen Raum zunächst auf Jannis Anapolitanos und Peer Kunstmann begrenzt. Damit wollen wir die kommende Buchungsphase testen, wie das funktioniert. Danach werden wir entscheiden, ob weitere Personen ebenfalls Zugriff zur Buchung im virtuellen Raum benötigen.
Nun zu unserer internen Verfahrensweise: es hat sich bewährt, dass wir uns gegenseitig durch ein spreadsheet die Klausurenplanung zugänglich machen. Das wollen wir auch beibehalten, und wählen dafür eine deadline jeweils mindestens eine Woche vor der von ASERV gesetzten deadline, d.h.,
26.03.2021 für große Prüfungen und 16.05 für kleine Prüfungen.
Bis zu diesen Terminen bitten wir die Prüfungsverantwortlichen, ihre Termine, Alternativtermine und Gruppengrößen für die Prüfungen auf diesem spreadsheet
https://bwsyncandshare.kit.edu/apps/onlyoffice/s/rJ3jz2ysmYtq8QP
einzutragen. Als Grundlage habe ich die Prüfungen aus dem letzten Sommer eingetragen. Natürlich können Sie Änderungen und Ergänzungen vornehmen sowie falsche Einträge löschen. Bitte vergessen Sie nicht, auf "speichern" zu drücken (linker Rand des sheets - Diskettensymbol unterhalb der Druckersymbols).
Wie Sie sehen, haben wir das spreadsheet von google in bwsync&share aus Vertraulichkeitsgründen umgezogen. Ich bitte Sie, diesen Link nicht weiterzugeben. Basierend auf den Eingaben im spreadsheet werden dann Jannis Anapolitanos und Peer Kunstmann die Buchungen der virtuellen Räume vornehmen. Wie immer ist für die Planung der externen Klausuren eine Koordination mit den Abnehmerfakultäten nötig - und darum bitten wir die Prüfungsverantwortlichen auch.
Ich hoffe, dass die neue Verfahrensweise bei dieser Erstumstellung ohne allzu große Probleme klappt. Rückfragen versuche ich gerne zu beantworten.
Mit besten Grüßen,
Wolfgang Reichel
(Studiendekan)